1. Introducción. 

La presente Política de Funcionamiento del Canal de Cumplimiento (en adelante, el “La Política”)  establece las pautas de funcionamiento del Canal de Cumplimiento (el “Canal”), creado para que los  empleados de RNB S.L. (“RNB”, “la Compañía” o “la Organización1”), socios de negocio 2y, el resto  de partes interesadas3 puedan dar a conocer e informar sobre posibles indicios o incidentes que  puedan suponer la comisión de un delito que RNB deba tener en cuenta de o cualquier conducta  contraria al Código Ético de la Compañía. 

Ponemos en tu conocimiento que los Administradores Solidarios de RNB han aprobado la  modificación de la Política el 31 de mayo de 2023, adoptando la decisión de que a través del presente  los miembros de la Organización4y, el resto de partes interesadas, podrán dar a conocer no solo la  comisión de delitos, sino también el incumplimiento de los principios de actuación recogidos en el  Código Ético de la Compañía, así como la vulneración de las Políticas y Procedimientos internos  relacionados con el Sistema de Gestión de Riesgos Penales (“SGRP”) implantado, además de poder  trasladar aquellos riesgos que puedan generar un daño reputacional a la Compañía. 

RNB basa su acción en una sólida cultura ética y de cumplimento normativo, por esta razón, la  Organización ha querido ampliar el alcance de este Canal, no quedándose solo en la comisión de  posibles delitos, sino abriéndolo a situaciones que no cumplan con los planteamientos éticos  fundamentales de la Compañía. Además, al mismo tiempo, refuerza la confidencialidad del Canal de  Cumplimiento, su disponibilidad, agilidad y posibilidad de obtener capacidades de gestión en relación  al mismo. 

La implementación del Canal de Cumplimiento da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 31 bis 5  4º del Código Penal, así como a lo dispuesto en la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado en  lo relativo a la existencia de canales de denuncia en RNB, como elemento clave del SGRP implantado,  siendo gestionado por el Comité de Cumplimiento de la Organización. 

1 Organización: grupo de personas que tienen sus propias funciones, con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos. 2 Socio de Negocio: aquellas personas físicas o jurídicas con las que la Compañía tiene o prevé establecer relaciones de negocio, en un sentido  amplio, que no son miembros de la misma. Se incluyen asesores, agentes, comisionistas, business partners, vendedores, proveedores,  intermediarios, representantes, distribuidores o inversores, entre otros. 

3 Parte Interesada: personas físicas o jurídicas que pueden afectar, verse afectadas o percibirse como afectadas por una actividad o decisión de  la Compañía. 

4 Miembros de la Organización o Miembro de RNB: integrantes del órgano de administración, directivos, empleados, trabajadores, empleados  temporales o bajo convenio de colaboración, así como el resto de las personas bajo la subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores. 

 

2. Objeto y Alcance. 

El SGRP implantado en RNB, contiene herramientas, políticas, procedimientos y controles para  identificar, prevenir y mitigar riesgos penales, así como para detectar incumplimientos del Código  Ético y la normativa interna. 

El 20 de febrero de 2023, entró en vigor la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas  que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y, con su entrada en  vigor, la Organización, ha modificado su Canal de Cumplimiento.  

El objeto principal de esta política es establecer las garantías y principios esenciales que RNB seguirá  al recibir y gestionar informaciones y comunicaciones que reciban en el Canal, el cual, se configura  como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento de la Organización.  

La presente política regula el funcionamiento del Canal, así como las garantías, términos y  condiciones de uso por parte de los denunciantes, los cuales, podrán comunicar por escrito o de  forma verbal aquellas acciones u omisiones que podrían resultar contrarias a la normativa interna de  RNB, a la legislación vigente, constituyan una infracción administrativa grave, muy grave, del derecho  laboral en materia de seguridad y salud, conductas que resulten sospechosas de un ilícito penal o  cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación  a sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior, siempre que las anteriores fueran  llevadas a cabo por los miembros de la Organización. 

Asimismo, a través de esta Política se informa a las personas que quieran interponer una  comunicación que tienen derecho de elegir entre interponer la comunicación en el Canal de RNB o  utilizar los Canales Externos que se recogen en el apartado 6 de la esta Política. 

RNB integra en el Canal todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha, así como  se pone en conocimiento de los informantes que ha designado a su Comité de Cumplimiento  como Responsable del Sistema Interno de Información (el “Responsable del Sistema”),  procediendo a dar de alta al mismo ante la Autoridad Independiente de las Personas que  Informan. 

La gestión del Canal será gestionada por el Comité de Cumplimiento de RNB.  

RNB se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento y sin necesidad de previo aviso, el  contenido de la presente Política. En cualquier caso, cuando exista una modificación, se dará la  publicidad necesaria. La Organización adopta el compromiso de adaptar los cambios legales  asociados a normas relacionadas con los canales de denuncia que puedan generarse.

3. Normativa de referencia. 

El funcionamiento del Canal de Cumplimiento se regirá en todo momento por la legislación vigente  y, más concretamente, por lo recogido en: 

• Reglamento general de Protección de Datos Personales de la UE. 
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 diciembre, de Protección de Datos y Garantía de los Derechos  Digitales. 
• Directiva del Parlamento Europeo relativa a la protección de las personas que informen sobre  infracciones del Derecho de la Unión. 
• Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, por la que se modifica el Código Penal. • Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre  infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 

4. Derechos y Garantías del Canal de Cumplimiento 

➢ Confidencialidad: RNB garantizará la máxima confidencialidad de las comunicaciones  recibidas a través del Canal, así como la identidad del denunciante, que no se revelará  en ningún caso al denunciando ni al resto de la Organización sin su consentimiento, respetando, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos.  Todas las personas que, siempre que sea estrictamente imprescindible para la adecuada  gestión de la comunicación, tengan conocimiento de esta, estarán obligadas a mantener  rigurosa confidencialidad de las comunicaciones en todos sus extremos, incluyendo los  datos de las partes intervinientes en el proceso, en especial, acerca de la identidad del  denunciante. Lo anterior también se aplicará a cualquier otra información o dato del  que se pueda deducir directa o indirectamente la identidad del denunciante. 

En definitiva, la identidad del denunciante solo se dará a conocer dentro de RNB en los  siguientes casos: 

1. Si por la materia de la denuncia se designa a un Instructor que no sea miembro del Comité de  Cumplimiento. En cuyo caso, la persona designada deberá firmar el correspondiente acuerdo de  confidencialidad. 
2. En caso de que resulte absolutamente imprescindible para la investigación, solicitando con  carácter previo consentimiento al denunciante.

Todas las personas que deban ser conocedoras de la identidad firmarán el correspondiente  documento de confidencialidad. Se pone en conocimiento de los miembros de RNB y,  terceros interesados que, los integrantes del Comité de Cumplimento ya lo han ratificado a  fecha de aprobación del presente. 

La obligación de confidencialidad no será de aplicación cuando la empresa se vea obligada a  revelar y/o poner a disposición información y/o documentación relativa a las actuaciones,  incluida la identidad de las partes implicadas, a requerimiento de la autoridad judicial o  administrativa competente. 

➢ Anonimato: el Canal de Cumplimiento atiende comunicaciones anónimas. Las denuncias  anónimas se permiten con carácter general, aunque las dificultades de investigación en este  caso podrán justificar un archivo de la misma ante la falta de hallazgos. 

➢ Independencia y autonomía: el Responsable del Sistema designado por los Administradores  Solidarios de la Compañía y, es autónomo e independiente para la gestión del mismo. 

➢ Conflictos de Intereses: Si iniciado el procedimiento se apreciara que la investigación puede  afectar a algún miembro del Comité de Cumplimiento, este se apartará de aquella tal y como  se establece en el régimen de conflictos establecido en el Estatuto que regule el  funcionamiento de dicho Órgano. 

Si el denunciante considera que existe conflicto de interés con algún miembro del Comité de  Cumplimiento, podrá dirigir su comunicación a cualquiera de los otros miembros indicando  tal circunstancia. Si el conflicto afecta a todos los miembros que componen el Comité, el  denunciante podrá dirigir la comunicación a su superior jerárquico o los Administradores  Solidarios, quienes tienen el deber de continuar la tramitación de la denuncia con el  correspondiente deber de confidencialidad. 

➢ Celeridad: El procedimiento deberá realizarse con la máxima rapidez posible. 

➢ Protección ante represalias: Queda estrictamente prohibido adoptar represalias contra  cualquier denunciante que, ponga en conocimiento de la Organización, a través del Canal,  indicios e incidentes de posibles actos indebidos que puedan suponer la comisión de un delito  o incumplimientos de los principios de actuación del Código Ético, de la normativa interna  del SGRP, o supongan un daño reputacional para la Compañía, así como contra aquellas  personas que puedan colaborar en la investigación o ayuden a resolverla. 

Si el Comité de Cumplimento confirmara que algún denunciante que hubiera actuado de  buena fe ha sido objeto de alguna medida sancionadora o represalia, los autores o  responsables de estas serán objeto de investigación y, en su caso, les serán aplicadas las  medidas disciplinarias correspondientes. 

RNB garantizará la protección adecuada de la intimidad y de los datos personales, la 

preservación del honor, la presunción de inocencia y el derecho a la defensa de los  denunciados, en especial, en los supuestos de comunicaciones infundadas, falsas o de mala  fe, frente a las que se adoptarán, en su caso las medidas disciplinarias que correspondan. 

5. Tramitación a través del Canal de Cumplimiento 

5.1 Identificación de una posible irregularidad 

Cualquier miembro de la Organización o resto de partes interesadas que tenga conocimiento o  sospechas sobre la posible existencia de una conducta irregular, ilegal, contraria a lo establecido en el  Código de Ético, a la normativa interna de la Compañía o que suponga un daño reputacional para la  misma, deberá comunicarlo, lo antes posible. 

5.2 Comunicación y recepción de la denuncia 

La persona denunciante podrá efectuar la comunicación de las siguientes formas, a su libre elección: • A través del apartado indicado para tales efectos en la página web de RNB.  https://www.rnbcosmeticos.com/ 

• Mediante carta o nota interna dirigida al Comité de Cumplimento o cualquiera de sus miembros. 

La comunicación debe ser lo más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma al receptor la  identificación de la conducta indiciariamente irregular o ilegal y de la/las persona/s o departamento/s  presuntamente implicados en los hechos. 

Para ser admitida la comunicación de denuncia, la misma deberá contener la siguiente información: 

• Identificación del denunciante (opcional).  
• Entidad, departamento o área en la que se produce la irregularidad. 
• Descripción de la irregularidad. 
• Momento en que se produce. 
• Indicación de si se trata de una conducta puntual o recurrente. 
• Identificación del/los posibles responsables o personas involucradas. 
• Determinación de cómo se ha tenido conocimiento de la posible irregularidad. • Documentación adjunta a la denuncia (opcional).  
• Comentarios/Observaciones.

No se podrá emplear este Canal de Denuncias con propósitos distintos de los específicamente ligados a  su creación. Así pues, se prohíbe expresamente su utilización siempre que venga motivada por objetivos  espurios, ilegítimos, personales o con intención de perjudicar a un tercero.  

La comunicación realizada por un particular de forma voluntaria o consciente de hechos falsos con ánimo  de perjudicar a un tercero o a otro miembro de la Organización, podrá ser objeto de procedimiento  disciplinario, sin perjuicio de cualesquiera otras responsabilidades, incluso penales, en las que pudiera  haber incurrido con su actuación. 

Recibida la comunicación, se procederá al envío del acuse de recibo de la comunicación al  Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción, con la única excepción de que  dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. 

5.3 Fase de investigación  

Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3)  meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido  acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días  después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá  ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales. 

Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera  oportuno, se le solicitará información adicional. La persona afectada tiene derecho a que se el  informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación,  tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Sistema con el  fin de garantizar el buen fin de la investigación. 

5.4 Fase de conclusiones 

Concluida la investigación, el Comité de Cumplimiento redactará un Informe escrito en relación a la  misma en el plazo máximo de un (1) mes, a contar a partir del día siguiente en el que finalice la fase  de investigación. 

Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la  información al Ministerio Fiscal. 

6. Canales Externos 

RNB pone en conocimiento de los informantes que existen canales externos con distintos ámbitos  competenciales. Los canales externos referidos resultan a fecha de la presente Política, los  siguientes: 

- Autoridad Independiente de Protección del Informante. Para aquellas infracciones o  incumplimientos que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con  independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad  independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o  incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se  produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad  independiente propia. 

- Agencia Valenciana Antifraude. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten  o produzcan sus efectos en la Comunidad Valenciana. 

7. Protección de Datos de Carácter Personal 

Toda aquella persona que haga uso del presente Canal podrá ejercer sus derechos de acceso,  rectificación, supresión, oposición, y no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose a info@rnbcosmeticos.com acompañando copia de su DNI a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad. 

Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de  Protección de Datos (AEPD)